Zasady dotyczące podróży służbowych i diet

Czy wiesz, co przysługuje Twojemu pracownikowi, gdy wysyłasz go w podróż służbową i o czym nie możesz zapomnieć? Dowiedz się, na jakich warunkach pracownik może udać się w podróż służbową i jakie wydatki się z tym wiążą.

Czym jest podróż służbowa?

Podróż służbowa to nic innego jak legislacyjne określenie potocznego terminu delegacja. Kodeks pracy definiuje ją jako czasowe skierowanie pracownika do wykonywania pracy poza ustalonym miejscem pracy. Nie precyzuje przy tym, jak długo powinna ona trwać - wręcz przeciwnie, mówi, że można w nią wysłać pracownika wyłącznie za porozumieniem stron.

Co muszę zrobić przed podróżą służbową?

Kogo nie można wysłać w podróż służbową?

Jeżeli Twoi pracownicy odmówią Ci zgody na odbycie podróży służbowej, możesz również wręczyć im wypowiedzenie umowy o pracę z powodu niespełnienia wymagań związanych z wykonywaniem umówionej pracy. Mogą oni jedynie odmówić odbycia podróży służbowej bez zastosowania kary:

1/ Pracownicy wymienieni w Kodeksie pracy, których można wysłać w podróż służbową tylko wtedy, gdy wyrazili zgodę na konkretny wyjazd. Należą do nich:

• kobiety w ciąży i pracownicy opiekujący się dziećmi do lat 8;
• osoby samotne opiekujące się dzieckiem w wieku poniżej 15 lat;
• opiekunowie, którzy opiekują się osobą zależną od pomocy innych przez dłuższy okres czasu.

2/ Pracownicy, którzy nie wyrazili uprzedniej zgody na podróż służbową.

Długość podróży służbowej

Jeśli wyślesz pracownika w dwudniową podróż służbową, nie zapłacisz mu za 48 godzin pracy ani za nadgodziny. Pracownik byłby uprawniony do wynagrodzenia za nadgodziny tylko wtedy, gdyby faktycznie pracował dłużej niż zaplanowane godziny podczas podróży służbowej.

Z drugiej strony, nawet jeśli pracownik spędzi na przykład dwie godziny na spotkaniu z klientem, nadal ma prawo do wynagrodzenia tak, jakby przepracował cały dzień.

Nie płacisz pracownikowi za czas spędzony w podróży służbowej, która nie przypada na zaplanowaną zmianę (np. podróż wieczorna, nocleg w hotelu). Pracownikowi przysługuje jedynie zwrot kosztów podróży za ten czas.

Krajowa podróż służbowa

Pracownik w podróży służbowej ma prawo do zwrotu kosztów podróży związanych z

• transportem
• posiłkami;
• zakwaterowania;
• ewentualne inne wydatki.

Możesz wypłacić pieniądze z góry, udostępnić firmową kartę kredytową lub zwrócić pracownikowi koszty po zakończeniu podróży służbowej.

Podczas gdy minimalny limit diet za posiłki i kwota zwrotu kosztów za korzystanie z własnego pojazdu pracownika są regulowane rozporządzeniem Ministerstwa Pracy i Spraw Socjalnych, a kwoty zmieniają się co roku, inne zwroty kosztów są wypłacane zgodnie z rzeczywistymi wydatkami na podstawie udokumentowanych dowodów. Rozporządzenie nr 398/2023 z dnia 18 grudnia 2023 r. ma zastosowanie do zwrotu kosztów podróży w 2024 r.

Dodatki na posiłki

Wysokość diety za posiłki zależy od długości podróży służbowej i liczby zapewnionych posiłków.

Podczas gdy pracodawcy w sektorze państwowym i składkowym mogą wybrać stawki diet w określonym przedziale, jako przedsiębiorca jesteś zobowiązany do wypłacania pracownikom co najmniej kwoty określonej w dolnej granicy zgodnie z art. 163 ust. 1 kodeksu pracy. Możesz podwyższyć dodatek żywieniowy, ale wszystko powyżej ustawowego limitu jest opodatkowane i podlega potrąceniom na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.

Należy uważać na zniżki na posiłki - jeśli podczas podróży służbowej zapewnione są bezpłatne posiłki, dieta jest zmniejszana o 70, 35 lub 25% na posiłek (w zależności od długości podróży).

Diety podróżne w przypadku korzystania z prywatnego pojazdu

Jeśli pracownik korzysta z pojazdu służbowego do celów służbowych, nie przysługuje mu zwrot kosztów podróży. Jeśli pracownik korzysta z własnego samochodu, przysługuje mu zwrot kosztów:

1/ Zużycia paliwa (benzyny), które ustalasz na dwa możliwe sposoby:

• Rzeczywisty koszt - zwracasz pracownikowi za paragony za paliwo.
• Stawkaryczałtowa - przy rozliczaniu stosujesz stałą kwotę za kilometr, która jest regularnie aktualizowana przez Ministerstwo Pracy i Spraw Socjalnych, nawet kilka razy w ciągu roku.

2/ Amortyzacja, czyli odpis z tytułu zużycia pojazdu, który jest określony w wyżej wymienionym dekrecie. W 2024 r. podstawowa stawka za 1 km podróży samochodem wynosi 5,60 CZK.

Inne wydatki

Jesteś również zobowiązany do zwrotu pracownikom innych poniesionych wydatków, takich jak zakwaterowanie i przejazdy środkami transportu publicznego, na podstawie rachunków lub faktur.

Jednakże, to Ty jesteś odpowiedzialny za ustalenie, w jaki sposób i za pomocą jakich środków pracownicy będą transportowani lub gdzie będą spać. Jeśli pracownik wybierze inny (droższy) środek transportu niż zatwierdzona przez Ciebie opcja lub luksusowy hotel, zwrócisz mu koszty tylko do wysokości wcześniej zatwierdzonej kwoty.

Podróże zagraniczne

W przypadku podróży zagranicznych obowiązują podobne zasady jak w przypadku podróży krajowych. Różnią się one głównie wysokością dodatku na posiłki, który w 2024 r. jest regulowany dekretem 341/2023 Coll.

Ponadto możesz zapewnić pracownikom inne dodatki z tytułu podróży służbowych określone w przepisach wewnętrznych lub układach zbiorowych, takie jak kieszonkowe, które może wynosić do 40% dziennej diety na posiłki.

Nie martw się o podróże służbowe

Nie martw się o to, czy prawidłowo korzystasz z zatwierdzonych formularzy lub czy wypłacasz rzeczywiste diety za posiłki. Śledzimy przepisy prawa i inne regulacje za Ciebie! Skoncentruj się na zarządzaniu i rozwijaniu swojej firmy, a pełną księgowość pozostaw naszemu zespołowi.

Dane do kontaktu

Napisz do nas, a my
odezwiemy się do Ciebie w ciągu 24 godzin.

+420 226 224 724

info@jake-james.cz

Revoluční 736/15, Praha 1

Śledź nas:

Imię

Nazwisko

Telefon

E-mail

Treść wiadomości

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych.

Ta strona jest chroniona przez reCAPTCHA i stosuje się do niej zasady Google polityki prywatności i warunków korzystania z usługi

Wyślij