Wszystko, co musisz wiedzieć o zakupie i eksploatacji samochodu służbowego

Wybór samochodu dla firmy to nie to samo, co wybór samochodu dla rodziny. Podczas gdy w przypadku samochodu rodzinnego będziesz głównie zainteresowany komfortem, zużyciem paliwa lub bezpieczeństwem, w przypadku samochodu firmowego chodzi o to, jak wpłynie to na podatki, odliczenia VAT i koszty eksploatacji. Samochód nie należy do Ciebie, ale do firmy. Przedstawimy Ci, jak kupić samochód służbowy, jak go rozliczyć i przyjrzymy się połączeniu użytku prywatnego i firmowego.

Dla kogo samochód służbowy jest opłacalny?

Zakup samochodu jest szczególnie opłacalny dla firm, które

• wykorzystują samochód głównie do celów służbowych
• oszczędności podatkowe i operacyjne przewyższają koszty zakupu i eksploatacji.

Dla płatników VAT, którzy stosują rzeczywiste koszty, samochód służbowy zaczyna się opłacać, gdy odliczenie VAT (za zakup samochodu i paliwa) przewyższa podatek drogowy i inne wydatki operacyjne.

Z drugiej strony, osoby niebędące płatnikami VAT i ponoszące zryczałtowane wydatki zazwyczaj nie korzystają z zakupu samochodu firmowego - nie mogą ubiegać się o odliczenie podatku VAT ani rzeczywistych kosztów operacyjnych.

Metody zakupu samochodu firmowego

Istnieje kilka sposobów zakupu samochodu firmowego (zwanego IČO) - od zakupu za gotówkę, przez kredyt i leasing finansowy, po leasing operacyjny lub leasing elastyczny.

Każda z tych metod ma swoje wady i zalety. Wybór zależy nie tylko od budżetu, ale także od tego, czy posiadanie samochodu jest dla Ciebie priorytetem i jakie są potrzeby Twojej firmy.

Zakup samochodu za gotówkę

Zakup za własne środki to najłatwiejsza opcja, jeśli firma dysponuje wystarczającymi zasobami finansowymi. Samochód natychmiast staje się środkiem trwałym firmy, co pozwala ubiegać się o amortyzację podatkową, która rozłoży koszt zakupu na kilka lat.

Minusem jest wysoka jednorazowa inwestycja - zakup samochodu zmniejszy ilość dostępnej gotówki i może ograniczyć możliwość sfinansowania innych ważnych wydatków. Ta metoda nabycia jest zatem szczególnie odpowiednia dla firm, które mają wystarczające rezerwy finansowe. Należy również pamiętać, że płatności gotówkowe nie mogą zgodnie z prawem przekraczać dziennego limitu 270 000 CZK.

Kredyt samochodowy

Zakup samochodu firmowego "na kredyt" może wiązać się z wyższymi kosztami, ale pozwala zachować rezerwy finansowe na inne ważne wydatki lub inwestycje.

Kredyt jest również dobrym rozwiązaniem, jeśli nie masz wystarczająco dużo pieniędzy, aby kupić go od razu lub jeśli chcesz skorzystać z ulg podatkowych, ponieważ odsetki od kredytu stanowią koszt uzyskania przychodu. Ponadto pożyczka może pomóc w zakupie lepszej jakości lub droższego samochodu, na który nie byłoby stać własnych oszczędności.

Minusem jest to, że pożyczka zwiększy całkowity koszt zakupu, a w porównaniu do poniższych opcji, wszystkie wydatki związane z eksploatacją i utrzymaniem samochodu ponosisz sam.

Leasing finansowy

Podczas gdy w przypadku kredytu pożyczasz pieniądze, w przypadku leasingu finansowego masz pożyczony samochód, który również spłacasz. Leasing finansowy pozwala na posiadanie samochodu bez konieczności jednorazowego wyłożenia dużej sumy pieniędzy.

Na początku wpłacasz zaliczkę, która zwykle wynosi 10-30% ceny zakupu samochodu, a resztę spłacasz co miesiąc przez uzgodniony okres. Po zakończeniu leasingu finansowego spłacasz saldo, a samochód staje się Twoją własnością. Ponadto możesz odliczyć spłaty od kosztów, co zmniejsza podstawę opodatkowania.

Leasing operacyjny

Leasing operacyjny to idealne rozwiązanie dla firm, które nie muszą posiadać samochodu na własność. W ten sposób leasingujesz pojazd na określony czas i zwracasz go firmie leasingowej po zakończeniu umowy.

Jakie są zalety leasingu operacyjnego?

• Płacisz tylko za użytkowanie samochodu. Inne koszty, takie jak ubezpieczenie lub serwisowanie, są już uwzględnione w miesięcznych płatnościach.
• Jeśli samochód się zepsuje, otrzymasz samochód zastępczy.
• Nie masz do czynienia z wartością rezydualną ani amortyzacją podatkową - płatności są po prostu ujmowane jako wydatek.
• Pod koniec umowy można łatwo wymienić stary samochód na nowszy model.

W porównaniu z konwencjonalnym kredytem, miesięczne raty leasingu operacyjnego są zazwyczaj niższe, ponieważ płacisz tylko za użytkowanie samochodu. W przypadku średniej klasy samochodu osobowego opłaty wynoszą od 5 000 CZK do 10 000 CZK bez VAT, podczas gdy w przypadku większych lub bardziej luksusowych samochodów zaczynają się od około 9 000 CZK.

Ceny różnią się również w zależności od wybranej firmy leasingowej i konkretnych warunków leasingu - na przykład dłuższa umowa lub niższy przebieg spowodują lepszą płatność.

Elastyczny leasing

Ta forma jest jedną z najdroższych opcji. Płacisz tylko miesięczną ratę za samochód, który możesz zwrócić lub wymienić w dowolnym momencie. Nie można jednak ubiegać się o amortyzację ani odliczyć podatku VAT od ceny zakupu samochodu.

Elastyczny leasing jest odpowiedni dla właścicieli firm, którzy nie chcą być związani umową i wiedzą, że będą używać samochodu tylko przez krótki czas, być może do prac sezonowych. Dla tych, którzy chcą posiadać samochód na własność, bardziej odpowiednie są inne opcje.

Korzystanie z prywatnego samochodu w biznesie

Własny samochód można również wykorzystywać do celów służbowych. Konieczne jest jednak prowadzenie dziennika, który będzie podstawą do ubiegania się o zwrot wydatków. Z dziennika musi jasno wynikać, ile kilometrów zostało przejechanych w celach służbowych, a ile w celach prywatnych.

Najczęściej dziennik jest używany w formie papierowej, ale łatwiej i praktyczniej jest prowadzić go elektronicznie za pomocą aplikacji lub oprogramowania.

Jak wprowadzić prywatny samochód do działalności gospodarczej?

Jeśli używasz swojego samochodu głównie do celów służbowych, zwykle bardziej opłacalne jest włączenie go do majątku firmy. W przeciwnym razie lepszym rozwiązaniem może być ubieganie się o zwrot kosztów przejazdu za użytek służbowy.

Samochód prywatny staje się samochodem firmowym, gdy zostanie uwzględniony w księgach rachunkowych lub dokumentacji podatkowej. Konieczne jest jednak przedstawienie dowodu jego wartości, na przykład za pomocą umowy kupna, faktury lub raportu eksperta. Jest on wówczas traktowany w taki sam sposób, jak inne samochody służbowe.

Jak mogę ubiegać się o zwrot wydatków związanych z eksploatacją mojego samochodu?

Istnieją dwa sposoby obliczania kosztów eksploatacji samochodu służbowego - chociaż docenisz prostotę ryczałtu, docenisz oszczędności dzięki rzeczywistym kosztom.

Jak zaksięgować samochód?

Odliczenie VAT od samochodu

Podczas gdy jako osoba niebędąca płat nikiem VAT zapłacisz pełną cenę samochodu wraz z podatkiem, płatnicy VAT mogą odliczyć podatek VAT zawarty w cenie samochodu, co znacznie obniża ich rzeczywiste koszty nabycia.

Poniższe zasady mają zastosowanie do odliczeń VAT dla podatników:

• W przypadku pojazdów kosztujących do 2 milionów koron bez podatku VAT można ubiegać się o pełną kwotę podatku VAT. Można odliczyć 21% podatku VAT, tj. 112 810 CZK. Cena zakupu samochodu wyniesie 537 190 CZK.
• W przypadku samochodów o wartości powyżej 2 milionów CZK bez VAT odliczenie jest ograniczone do 420 000 CZK. Limit dotyczy pojazdów kategorii M1, które obejmują samochody osobowe przeznaczone głównie do przewozu pasażerów z maksymalnie ośmioma miejscami oprócz kierowcy. Do tej grupy zaliczają się zarówno zwykłe samochody osobowe, jak i bardziej luksusowe modele, w przypadku których podatek VAT od kwoty przekraczającej 2 miliony koron jest płacony z własnych środków.

Przed zakupem droższego samochodu upewnij się, że obliczyłeś, czy jest to dla Ciebie dobra inwestycja. Limit odliczeń jest ustalony przez ustawodawcę, aby zapobiec nieproporcjonalnym ulgom podatkowym od luksusowych pojazdów.

Jak mogę zaoszczędzić na podatku dzięki amortyzacji?

Kiedy kupujesz nowy lub używany samochód dla swojej firmy (kupując go za gotówkę, na kredyt lub jako prezent lub wkład od partnera), jego koszt jest "rozpuszczany" w kosztach poprzez amortyzację, co zmniejsza kwotę do celów podatkowych.

Samochody osobowe należą do 2 grupy amortyzacyjnej i zgodnie z ustawą o podatku dochodowym mogą być amortyzowane przez okres 5 lat, metodą liniową lub przyspieszoną.

W przypadku leasingu finansowego amortyzacja odbywa się przez okres obowiązywania umowy leasingu, ponieważ pojazd jest zarejestrowany jako składnik aktywów firmy. Jednak w przypadku leasingu operacyjnego nie mają one zastosowania, ponieważ firma leasingowa nadal jest właścicielem samochodu.

W przypadku pojazdów bezemisyjnych zakupionych między 1 stycznia 2024 r. a 31 grudnia 2028 r. istnieje możliwość zastosowania"wyjątkowej amortyzacji", która pozwala na odpisanie środka trwałego w ciągu 24 miesięcy (60% w pierwszym roku i 40% w drugim roku). Dzięki szybkiemu obniżeniu podstawy opodatkowania możesz zaoszczędzić na podatkach i poprawić swoją stabilność finansową.

Używanie samochodu służbowego do celów prywatnych

Korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych jest całkowicie normalne. Jest to miła korzyść zarówno dla właściciela firmy, jak i pracowników, ale musi być opodatkowana.

Za każdy miesiąc korzystania z samochodu po godzinach pracy na pasku wypłaty musi pojawić się kwota odpowiadająca 1% ceny zakupu samochodu (z VAT) - jest to tzw. dochód bezgotówkowy. W przypadku samochodu o wartości 800 000 CZK oznacza to, że wynagrodzenie brutto pracownika wzrośnie o 8 000 CZK. Jeśli jest to samochód niskoemisyjny, stawka zostaje obniżona do 0,5%.

Od tej kwoty należy zapłacić podatek dochodowy oraz ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. W rezultacie wynagrodzenie netto będzie nieco niższe niż w przypadku korzystania z samochodu tylko do pracy.

Oprócz tego należy pomyśleć o alokacji kosztów - serwisowanie, paliwo lub amortyzacja muszą być dopasowane do tego, ile kilometrów przejeżdżasz dla firmy, a ile dla siebie.

Kto i jak płaci podatek drogowy?

Od 2022 r. właściciele samochodów osobowych, autobusów i ciężarówek o masie poniżej 12 ton nie będą już płacić podatku drogowego. Operatorzy samochodów elektrycznych lub hybrydowych są również zwolnieni z podatku. Zniesiono również obowiązkowe kwartalne zaliczki na podatek. Co więc pozostało?

• Właściciele ciężarówek powyżej 12 ton muszą płacić podatek drogowy. Wysokość podatku zależy od masy i liczby osi pojazdu.
• Podatek jest płatny jednorazowo za cały rok kalendarzowy, zawsze do 31 stycznia następnego roku.
• Niedotrzymanie tego terminu skutkuje karami.

Kwestie podatkowe i amortyzacyjne zostaw nam

Martwią Cię kwestie podatkowe związane z samochodem służbowym? Rozwiążemy je za Ciebie - od włączenia samochodu do majątku firmy po prawidłowe obliczenie podatku VAT lub wartości rezydualnej przy sprzedaży.

Oferujemy prowadzenie ksiąg rachunkowych, niezależnie od tego, czy jesteś samozatrudniony, czy prowadzisz firmę. Podczas gdy Ty zajmujesz się swoją działalnością, my zadbamy o porządek w Twojej dokumentacji i finansach. Daj nam znać, jak możemy pomóc - po prostu wypełnij poniższy formularz.