Czym jest zarządzanie projektami? Podstawy dla początkujących przedsiębiorców

Wyobraź sobie, że chcesz zbudować dom - masz wizję, narzędzia, finanse i zespół ludzi. Ale to nie wystarczy, aby zbudować nowy dom. Bez planu i koordynacji, chaos, opóźnienia, dodatkowe koszty... Tak samo jest w biznesie. Ułatw sobie planowanie i osiąganie celów dzięki zarządzaniu projektami. Pokażemy Ci, jak to zrobić.

Dlaczego warto zarządzać projektami?

Zarządzanie projektami nie jest przeznaczone tylko dla dużych firm. Pomaga przekształcić pomysły w rzeczywistość w zorganizowany sposób i oszczędza czas i pieniądze - niezależnie od tego, czy rozpoczynasz nową działalność, rozszerzasz swoją ofertę, czy uruchamiasz nową stronę internetową.

Projekt to ograniczone czasowo działanie o określonym celu (na przykład nowy sklep internetowy, organizacja konferencji lub opracowanie nowego produktu).

Zarządzanie projektem (project management) polega na planowaniu, organizowaniu i kontrolowaniu projektów w taki sposób, aby osiągnąć zamierzony cel:

• na czas;
• w ramach budżetu;
• w wymaganej jakości.

Te trzy aspekty - czas, koszt i jakość - są ze sobą powiązane i razem tworzą tak zwaną potrójną linię projektu. Poprawa jednego aspektu zazwyczaj prowadzi do pogorszenia pozostałych. Na przykład próba szybszego ukończenia projektu może zwiększyć koszty lub obniżyć jakość. Dlatego też, zarządzając projektami, należy starać się zachować równowagę między tymi czynnikami i koordynować je w celu osiągnięcia najlepszego możliwego wyniku w granicach rozsądku.

Zasady zarządzania projektami pomogą ci w prowadzeniu działalności:

• Bądź na bieżąco. Zamiast chaosu i stresu, masz jasność co do tego, co należy zrobić, kiedy i kto jest za to odpowiedzialny.
• Poprawa jakości. Systematyczne podejście prowadzi do lepszej kontroli i zmniejsza liczbę błędów. Ponadto dobra organizacja projektu pozwala zespołowi w pełni skupić się na dobrym wykonaniu pracy, zamiast na zamieszaniu i radzeniu sobie z niejednoznacznością.
• Zmniejszenie stresu i ryzyka. Realistyczny plan zmniejsza ryzyko opóźnień, przekroczenia budżetu i marnowania zasobów. Pozwala lepiej radzić sobie z nieoczekiwanymi zdarzeniami i pomaga w sytuacjach kryzysowych.
• Poprawa pracy zespołowej. Ustalone cele, znaczące zadania i regularne informacje zwrotne przyczyniają się do zadowolenia zespołu i bardziej produktywnej komunikacji.

Zarządzanie projektem krok po kroku

Projekt można porównać do podróży - masz pomysł, dokąd chcesz się udać, ale nie wiesz, którędy. Zarządzanie projektami pomaga zaplanować drogę do celu i podzielić ją na możliwe do wykonania kroki. Wykonaj następujące kroki:

1/ Zdefiniuj projekt i cel

Udany projekt rozpoczyna się od zdefiniowania celu lub tego, co należy osiągnąć. Dlatego w fazie definiowania projektu należy odpowiedzieć na następujące pytania:

• Co chcesz zrobić? Wynik powinien być konkretny i określony w czasie.
• Dlaczego chcesz to zrobić? Zastanów się, co przyniesie projekt i czy pasuje do Twojej wizji i celu.
• Jaki jest zakres projektu? Określ, co należy do projektu, a co już nie. Czasami mniej znaczy więcej.
• Co jest najważniejsze? Nie każda część projektu ma taki sam priorytet. Określ, co jest niezbędne do ukończenia, a co można ewentualnie odłożyć na później.
• Jaki jest twój budżet? Zanotuj limit finansowy, którego nie chcesz lub nie możesz przekroczyć. W następnym kroku możesz zaplanować szczegóły budżetu.
• Kto będzie zaangażowany w projekt? Nawet jeśli pracujesz sam, dobrym pomysłem jest zastanowienie się, jakie role i obowiązki weźmiesz na siebie, a w czym pomogą Ci inni.

Zapisz wszystkie informacje wyraźnie w dokumencie lub mapie myśli. Będzie to Twój kompas, do którego będziesz mógł się odwoływać przez cały czas trwania projektu.

2/ Planowanie (oś czasu projektu)

Kiedy już wiesz, dokąd zmierzasz, przejdź do planowania. Twój plan powinien być na tyle szczegółowy, aby każdy wiedział, co i jak ma robić, ale na tyle elastyczny, abyś mógł reagować na nieoczekiwane sytuacje.

Zacznij od podzielenia projektu na mniejsze części - fazy. Na przykład, wprowadzenie na rynek nowego produktu może obejmować takie etapy jak: badanie rynku, projektowanie produktu, prototypowanie, testowanie, dostosowywanie, produkcja końcowa.

Podziel główne części na poszczególne zadania. Następnie posortuj wszystkie zadania i utwórz oś czasu (harmonogram). Odpowie on na pytania dotyczące tego, co należy zrobić w pierwszej kolejności, które zadania mogą być wykonywane jednocześnie i w jaki sposób opierają się one na sobie nawzajem.

Następnie przypisz odpowiedzialną osobę do każdego zadania i oszacuj, ile czasu będzie potrzebować na jego wykonanie. Bądź realistą i uwzględnij margines.

Jednocześnie nie zapomnij zaplanować zasobów. Ile pieniędzy, materiałów lub sprzętu potrzebujesz? Czy wszystko jest dostępne, czy trzeba to zorganizować?

Następnie oceń, czy początkowy termin i budżet są realistyczne, i w razie potrzeby dostosuj plan. Na koniec ustal kamienie milowe - ważne punkty w projekcie, w których sprawdzisz ogólne postępy i ukończenie zadań (na przykład po ukończeniu prototypu lub rozpoczęciu testów).

3/ Realizacja projektu

Nadszedł czas, aby zacząć działać! W fazie wdrożenia rozpoczyna się praca nad projektem, monitorowanie realizacji zadań i kamieni milowych oraz przestrzeganie budżetu i harmonogramu.

Wdrożenie to często wysiłek zespołowy - aby przebiegało sprawnie, nie lekceważ wzajemnego wsparcia i komunikacji.

• Dostosowanie. Spotkaj się z zespołem na początku, przejrzyj plan projektu i upewnij się, że wszyscy wiedzą, co mają robić. Kontynuuj regularną komunikację. Zaplanuj krótkie spotkania, aby porozmawiać o tym, jak przebiega projekt, czy coś się zmieniło, co planujesz zrobić dalej lub jakie problemy są rozwiązywane przez kogo.
• Śledź postępy. Korzystaj z arkuszy kalkulacyjnych lub narzędzi online, aby sprawdzać ukończone zadania i sprawdzać, czy wszystko jest na dobrej drodze. Koncentruj się na ukończonych rezultatach. W razie potrzeby dostosuj harmonogram.
• Bądź przygotowany na przeszkody. Nie panikuj, gdy napotkasz problem. Przeanalizuj sytuację i skonsultuj się z zespołem. Nie bój się improwizować i szukać kreatywnych rozwiązań.
• Zachowaj motywację. Świętuj małe sukcesy, dziękuj innym za dobrą pracę. Pozytywna atmosfera pomaga przezwyciężyć trudne chwile.
• Dokumentuj. Zapisuj ważne decyzje, spostrzeżenia i zmiany - przydadzą się podczas oceny.

4/ Ocena projektu

Twoja praca nie kończy się wraz z osiągnięciem celu. Zarezerwuj czas na analizę i ocenę sukcesów i porażek, aby wyciągnąć wnioski na przyszłość.

Odpowiedz na pytania takie jak: Czy wynik spełnił oczekiwania? Co mówią o nim klienci? Czy projekt został zrealizowany na czas? Co zajęło więcej czasu niż oczekiwano i dlaczego? Czego się nauczyłeś? Które wnioski wykorzystasz w przyszłych projektach?

Narzędzia i techniki zarządzania projektami

Skuteczne zarządzanie projektami to nie tylko dobry plan i komunikacja. Odpowiednie techniki i narzędzia mogą znacznie ułatwić pracę. Kierownicy projektów najczęściej używają:

Istnieje wiele aplikacji, które umożliwiają pracę z metodami takimi jak kanban, WBS lub wykres Gantta w przyjaznym dla użytkownika interfejsie, dzięki czemu nie trzeba spędzać godzin na wymyślaniu rozwiązań technicznych. Ponadto, pozwalają one na przejrzystą komunikację z zespołem i korzystanie z innych praktycznych funkcji zarządzania projektami.

Na rynku można znaleźć zarówno narzędzia czeskie (Caflou, Freelo...), jak i zagraniczne (Asana, Jira, Trello...). Zazwyczaj oferują one wersję podstawową lub darmową wersję demonstracyjną do wypróbowania.

Delegowanie administracji i skupienie się na projektach

Znasz się już na zarządzaniu projektami - więc zabierz się do tego z zapałem! Ale co z całą administracją w firmie? Nie daj się pochłonąć formalnościom i zachowaj trzeźwy umysł dla swoich projektów i rozwoju biznesu.

Jeśli dopiero zaczynasz, możemy pomóc Ci założyć firmę lub biznes. Jeśli prowadzisz działalność od dłuższego czasu i toniesz w księgowości lub podatkach, nasi specjaliści z przyjemnością zajmą się papierkową robotą za Ciebie. Napisz do nas korzystając z poniższego formularza i zacznijmy działać.

Dane do kontaktu

Napisz do nas, a my
odezwiemy się do Ciebie w ciągu 24 godzin.

+420 226 224 724

info@jake-james.cz

Revoluční 736/15, Praha 1

Śledź nas:

Imię

Nazwisko

Telefon

E-mail

Treść wiadomości

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych.

Ta strona jest chroniona przez reCAPTCHA i stosuje się do niej zasady Google polityki prywatności i warunków korzystania z usługi

Wyślij