Jak wystawić fakturę?

Faktura to jeden z podstawowych dokumentów księgowych - prędzej czy później zetknie się z nią każdy przedsiębiorca. Dowiedz się, jak prawidłowo ją wystawiać, aby zachować porządek w księgach rachunkowych.

Czym jest faktura?

Faktura jest dokumentem handlowym - stanowi dowód księgowy sprzedaży towarów lub świadczenia usług. Faktura sama w sobie nie jest jednak dowodem zapłaty, który w razie potrzeby należy wystawić osobno.

Faktura służy również jako dokument podatkowy dla podatników VAT, jednak inne dokumenty, takie jak uproszczony dokument podatkowy (lub paragon / pokwitowanie) i korygujący dokument podatkowy (nota kredytowa) są również dokumentami podatkowymi.

Wymogi dotyczące faktur

Obowiązkowe informacje na fakturze różnią się w zależności od formy prawnej prowadzonej działalności, konkretnego świadczenia i tego, czy jesteś podatnikiem VAT. Ogólnie rzecz biorąc, na każdej fakturze muszą znajdować się następujące informacje:

Zgodnie z prawem, jako osoba samozatrudniona, na fakturze wskazujesz również, że jesteś zarejestrowany w rejestrze handlowym. Firmy, które chcą się zmienić, podają swoje informacje rejestracyjne, w tym odpowiednią sekcję i wkładkę.

Zalecamy również umieszczenie na fakturze terminu płatności (zgodnie z prawem maksymalny termin płatności wynosi 30 dni). Jeśli klient zapłaci przelewem bankowym, nie zapomnij podać danych do płatności na fakturze. Mogą wystąpić problemy z niezapłaconymi fakturami – przeczytaj, jak uniknąć niepłacących.

Co zawiera faktura bez VAT?

Jako płatnik niebędący płatnikiem VAT, administracja jest łatwiejsza. Wystarczy podać ogólne informacje z powyższej listy. Zalecamy również dodanie przypisu na fakturze o treści"Nie jestem płatnikiem VAT". Dzięki temu klienci będą wiedzieć, jak postępować w takiej sytuacji.

Aby uniknąć nieporozumień, upewnij się, że nagłówek dokumentu nie brzmi "Faktura - dokument podatkowy". Mogłoby to zmylić księgowych. Z szablonu faktury usuń również wszelkie wzmianki o stawce VAT lub dacie transakcji podlegającej opodatkowaniu - nie dotyczą one Ciebie.

Co zawiera faktura VAT?

Jako płatnik VAT podlegasz pod ustawę o VAT, więc wystawiasz faktury w formie dokumentów podatkowych - niezależnie od tego, czy Twój klient również płaci VAT. Zalecamy również, aby w nagłówku dokumentu wskazać "Faktura - dokument podatkowy".

Oprócz ogólnych danych, do faktury należy dodać następujące informacje:

W przypadku niektórych transakcji do faktury dodawana jest również informacja, że transakcja objęta jest procedurą odwrotnego obciążenia lub procedurą szczególną.

Jaki jest cel faktury zaliczkowej i jakie są jej szczegóły?

Faktura zaliczkowa (czasami również faktura proforma) nie jest dokumentem księgowym ani podatkowym. Służy zasadniczo jako wezwanie do zapłaty. W związku z tym nie księgujesz wystawienia faktury zaliczkowej - jest ona księgowana dopiero w momencie otrzymania zaliczki.

Faktura proforma nie ma określonych wymogów. Należy jednak pamiętać o podaniu danych dostawcy i odbiorcy, pozycji, za które pobierana jest opłata, czy kwoty. Oczywiście ważne są również szczegóły płatności.

Jak wystawić fakturę za granicą?

Fakturowanie do innych krajów ma swoją specyfikę. Po pierwsze, zaleca się wystawienie faktury w języku zrozumiałym dla klienta. Nie może zabraknąć danych dotyczących płatności międzynarodowych, zwłaszcza IBAN i SWIFT. Przydatna może być również nazwa banku.

W przypadku handlu z zagranicą warto również upewnić się, że podatek VAT został prawidłowo rozliczony. System VAT dla danej transakcji będzie miał wpływ między innymi na inne szczegóły faktury. Ważną rolę odgrywa również kraj, do którego wystawiana jest faktura.

Ponadto prawdopodobnie będziesz wystawiać faktury w obcej walucie, więc musisz mieć oko na aktualny kurs wymiany (zwykle stosowany jest kurs CNB). Jako podatnik VAT jesteś zainteresowany kursem wymiany obowiązującym w dniu transakcji podlegającej opodatkowaniu, jako podmiot niebędący podatnikiem jesteś zainteresowany kursem wymiany obowiązującym w dniu wystawienia faktury.

Jak wystawić fakturę?

Masz kilka możliwości wystawienia faktury. Najpraktyczniejsze jest skorzystanie z oprogramowania księgowego lub portalu online, który wygeneruje dokument na podstawie kilku danych. Przydatny program może również pomóc w ustawieniu prawidłowych szczegółów faktury.

Niektórzy właściciele firm używają programów biurowych Word lub Excel do fakturowania. Jednak zwykły Excel nie jest zalecany do tych celów. Tworzenie faktur w Excelu jest niepotrzebnie żmudne, ponieważ brakuje mu przydatnych funkcji oprogramowania księgowego (takich jak automatyczne wypełnianie danych według identyfikatora podatkowego). Trudniej jest również śledzić dużą liczbę dokumentów.

Program mPohoda, który również udostępniamy naszym klientom, sprawdził się u nas najlepiej. Na rynku dostępne są jednak inne narzędzia, z których najpopularniejsze to Fakturoid i iDoklad.

Księgowość bez zmartwień

Księgowość przerasta Twoje możliwości? Z przyjemnością pomożemy Ci w prowadzeniu księgowości. Zaksięgujemy faktury, rozliczymy płace, podatki i księgi kasowe. Skontaktuj się z nami, aby omówić szczegóły.